Drukarka i niszczarka poza strefą skupienia – plan ustawienia urządzeń

Drukarka i niszczarka rzadko przeszkadzają przez sam dźwięk silnika. Większym problemem bywa cały ruch wokół nich: podchodzenie po wydruki, czekanie na zacięty papier, rozmowy przy koszu na ścinki i odkładanie dokumentów „na chwilę”. Jeśli te urządzenia stoją przy stanowisku analityka albo handlowca, skupienie znika kilka razy dziennie.

Dlatego strefa urządzeń pomocniczych powinna być planowana jak osobny punkt pracy, a nie wolny skrawek blatu. Liczy się odległość od biurek, kierunek podejścia, dostęp do gniazd, miejsce na odkładanie dokumentów i sposób opróżniania odpadów. Dopiero wtedy urządzenia przestają rozlewać chaos po całym pomieszczeniu.

W biurach typu open space podobne decyzje mają taki sam ciężar jak sam design open space. Tu nie chodzi o dekorację, tylko o ochronę pracy wymagającej ciszy, krótkich bloków skupienia i małej liczby przerw.

Urządzenia pomocnicze są głośne nie tylko wtedy, gdy pracują. Przyciągają także ludzi. Każde podejście po wydruk, weryfikację etykiety albo zniszczenie dokumentu powoduje ruch przy cudzym biurku. To rozprasza bardziej niż sam dźwięk, bo przerywa tok pracy i wzrokowo odcina użytkownika od zadania.

Oddzielna strefa ogranicza też odkładanie papierów na przypadkowych blatach. Gdy przy urządzeniu jest mała półka odbiorcza, kosz na ścinki i miejsce na chwilowe sortowanie dokumentów, ludzie rzadziej zostawiają wydruki na biurku osoby siedzącej najbliżej. To drobna zmiana, która porządkuje cały ruch wokół urządzeń.

Bezpieczniej jest także przy niszczarce. Dokumenty przeznaczone do zniszczenia nie mieszają się z papierami roboczymi, a obsługa odbywa się w jednym miejscu.

Praktykę odsuwania takich punktów od stanowisk wymagających cichej pracy wspiera też literatura o biurach współdzielonych.

W badaniu terenowym opisanym w PubMed pracownicy biur współdzielonych i open space uzyskiwali słabszy wynik w zadaniu wymagającym koncentracji niż osoby pracujące w pokojach indywidualnych, a przejście do cichej strefy poprawiało rezultat. Z punktu widzenia planowania biura wniosek jest prosty: strefę urządzeń warto odsunąć od miejsc przeznaczonych do pracy wymagającej skupienia.

Najlepsza strefa pomocnicza leży na obrzeżu pokoju albo we wnęce między ciągiem szaf a ścianą. Użytkownik powinien dojść do niej w kilku krokach, ale sama strefa nie powinna otwierać się bezpośrednio na linię monitorów. Chodzi o to, by ruch kończył się przed strefą skupienia, a nie w jej środku.

Jeżeli pomieszczenie jest małe, ustaw urządzenia na ścianie bocznej, nie na końcu wspólnego rzędu biurek. Ten układ łatwiej połączyć z rozwiązaniami dla małego biura, bo ogranicza kolizje z krzesłami, szufladami i ruchem osób wstających z miejsc pracy.

W domowym biurze zasada jest podobna. Nawet jeśli nie masz osobnego pokoju, postaraj się oddzielić urządzenia od głównej linii wzroku. Biurko do pracy i strefa pomocnicza nie muszą być daleko od siebie, ale dobrze, żeby nie dzieliły tego samego blatu. To uzupełnia organizację opisaną w poradnikach typu domowe biuro.

Przy planowaniu strefy urządzeń najpierw narysuj drogę użytkownika. Skąd podchodzi, gdzie odkłada dokumenty, jak wyciąga ścinki i którędy wraca. Taka prosta mapa od razu pokaże, czy kabel zasilający przecina przejście, czy kosz niszczarki otwiera się w stronę korytarza i czy ktoś nie będzie blokował wejścia do szafy.

Przy niszczarce zostaw dojście do szczeliny podającej oraz możliwość swobodnego wyjęcia kosza do opróżnienia po zapełnieniu.

W instrukcji producenta Leitz dla modelu IQ Slim Home Office P4 znajdziesz też jasne zalecenia, by nie sięgać do otworu podawania i nie wciskać ścinek stopą do pojemnika.

Dokumenty czekające na zniszczenie lepiej odkładać do zamkniętego pojemnika przeznaczonego na dokumenty do zniszczenia, dostępnego wyłącznie dla uprawnionych osób, z którego użytkownik bierze tylko partię potrzebną do bieżącej obsługi.

Przy zwykłej drukarce dokumentowej ważny jest także porządek odkładczy. Jeśli obok urządzenia nie ma miejsca na odebrane kartki, koperty albo dokumenty czekające na podpis, pracownicy odkładają wydruki na dowolny blat. To zwiększa liczbę pomyłek i przypadkowych zabrań dokumentów przez niewłaściwą osobę.

W tej strefie zwykła drukarka dokumentowa powinna mieć nie tyle „ładne miejsce”, ile funkcjonalny układ: osobną półkę odbiorczą, dostęp do zapasu papieru i dojście, które nie prowadzi za plecami osób pracujących. W małym biurze to często ważniejsze od wyboru konkretnego modelu, bo nawet kompaktowa drukarka rozbije rytm pracy, jeśli każdy musi odbierać kartki nad cudzym monitorem.

Przy wyborze kompaktowej niszczarki dobrym punktem odniesienia jest model Leitz IQ Home Office Slim P4. Sprawdź cenę. Karta tego modelu podaje poziom bezpieczeństwa P-4, niszczenie do 10 kartek jednocześnie, pojemność 23 l i wąską konstrukcję. To parametry, które dobrze pasują do niszczarki ustawianej przy ścianie lub w domowym biurze, gdzie liczy się wąska bryła.

Jeżeli potrzebujesz bardziej kompaktowej niszczarki osobistej, punktem odniesienia może być także Fellowes LX45. Karta modelu potwierdza pracę o niskim natężeniu, poziom P-4, niszczenie do 8 kartek A4 70 g, kosz 17 l i blokadę Safety Lock. Taki wariant można rozważyć tam, gdzie korzysta z niego jedna osoba albo bardzo mały zespół, a ruch przy urządzeniu ma pozostać ograniczony.

Samo odsunięcie urządzeń od biurek nie wystarczy. Trzeba jeszcze ograniczyć liczbę sytuacji, w których użytkownik wraca do strefy po kilka razy. Pomaga zasada kompletowania: najpierw zbierz cały pakiet dokumentów do zniszczenia albo całą partię etykiet, dopiero potem podchodź do urządzenia.

Warto także zostawić w strefie podstawowe akcesoria związane tylko z tym miejscem: mały pojemnik na odrzucone etykiety, ściereczkę do przetarcia blatu, pojemnik na dokumenty oczekujące na zniszczenie i krótką notatkę z krokami z instrukcji.

Manual Leitz podaje, że przy prostym zacięciu najpierw trzeba zmniejszyć stos kartek, a gdy to nie wystarcza, użyć funkcji cofania zgodnie z sekwencją opisaną przez producenta i nie wkładać do szczeliny metalowych przedmiotów.

Dzięki temu pracownik nie biega między urządzeniem a własnym biurkiem z każdą drobną sprawą.

Jeżeli zespołowi zdarzają się kolejki, rozdziel funkcje. Jedna część strefy służy do odbioru wydruków i etykiet, druga do niszczenia papieru. Nawet przy małym metrażu pomaga zwykłe przesunięcie urządzeń o kilkadziesiąt centymetrów oraz dodanie osobnej półki odbiorczej.

Najczęstszy błąd to stawianie urządzeń tam, gdzie akurat jest wolne gniazdko. Takie decyzje ignorują ruch ludzi, otwieranie szuflad i widoczność ekranów. Lepszy jest układ, który nie przecina przejść kablami i nie rozlewa ruchu użytkowników na stanowiska wymagające skupienia.

Drugi błąd to brak powierzchni odkładczej. Drukarka dokumentowa bez miejsca na odbiór wydruków natychmiast rozlewa pracę na najbliższy blat. Przy niszczarce podobny problem powoduje brak miejsca na krótkie sortowanie kartek. Sprzęt działa, ale otoczenie urządzenia psuje cały układ.

Trzeci błąd to wspólna strefa hałasu i rozmów. Jeśli przy urządzeniach stoi ekspres, tablica ogłoszeń albo wspólny kosz na przesyłki, miejsce staje się punktem spotkań. Wtedy nawet dobrze dobrane urządzenia nie obronią strefy skupienia, bo problem leży w całym miksie funkcji.

Przy pracy indywidualnej czasem tak, lecz w większości biur to słaby pomysł. Znika przestrzeń na nogi, rośnie hałas przy jednym stanowisku i pojawia się problem z opróżnianiem kosza. Jeśli urządzenie ma służyć kilku osobom, lepiej wydzielić dla niego osobną strefę pomocniczą.

Nie ma jednej liczby dobrej dla każdego pokoju. Liczy się to, czy ruch przy urządzeniu przecina linię wzroku osób pracujących i czy da się podejść bez zatrzymywania innych. Czasem wystarczy boczna ściana trzy metry dalej, a czasem potrzebna jest osobna wnęka przy szafach.

Tak, jeśli korzysta z niej więcej niż jedna osoba albo jeśli kilka razy dziennie pojawiają się odbiory wydruków. Sam odgłos pracy bywa krótki, ale problemem pozostaje ruch użytkowników, odkładanie papierów i krótkie rozmowy przy urządzeniu. Wspólna strefa porządkuje te czynności.

Wydziel minimum funkcjonalne: ścianę boczną, wnękę, koniec ciągu szaf albo odrębny stolik przy zabudowie. Najważniejsze jest oddzielenie od monitorów i przygotowanie małej powierzchni odkładczej. Nawet skromna strefa pomocnicza działa lepiej niż urządzenia ustawione przy pierwszym wolnym blacie.

Najpierw wybierz miejsce, potem narysuj drogę użytkownika, a dopiero na końcu dobierz modele urządzeń. To odwrócenie typowej kolejności daje lepszy efekt, bo sprzęt zaczyna służyć układowi pracy, a nie odwrotnie.

Jeżeli chcesz wdrożyć zmianę szybko, zacznij od trzech elementów: bocznej lokalizacji, małej półki odkładczej i jednego pojemnika na dokumenty do zniszczenia. Potem obserwuj, gdzie nadal tworzą się postoje. Taki przegląd pokaże, czy problemem był sam hałas, czy raczej źle zaplanowany ruch wokół urządzeń.